Dieses Video veranschaulicht, wie Sie Dokumente im docurex Datenraum zur Ansicht zur Verfügung stellen können:

Sie haben grundsätzlich drei Möglichkeiten, Dokumente zur Ansicht im docurex Datenraum zur Verfügung zu stellen. Die erste Möglichkeit besteht darin, keine Ansicht zur Verfügung zu stellen, eine weitere besteht darin, eine normale Ansicht im Reader anzeigen zu lassen, oder das Dokument zusätzlich mit einem Wasserzeichen zu versehen.
Die Einstellung der verschiedenen Möglichkeiten zur Ansicht von Dokumenten funktioniert folgendermaßen: zu allererst gehen Sie in den Reiter Dokumente, dann in den gewünschten Ordner und klicken per rechter Maustaste auf „Dateirechte“, dort sehen Sie die im Datenraum bereits erfassten Gruppen und welche Rechte, veranschaulicht mit Haken auf den jeweiligen Icons, diese erhalten haben bzw. erhalten sollen.
Hat die Gruppe kein Recht, Dokumente anzuschauen, ist kein Haken gesetzt.
Sollen die Gruppen nur den Dokumentennamen angezeigt bekommen, dann ist der erste Haken „Datei betrachten“ gesetzt.
Um die Dokumente für eine normale Ansicht im Reader anzeigen zu lassen, machen Sie einen Haken auf das Icon „Dateivorschau“. Unter „effektive Benutzerrechte“ können Sie das Recht rückwirkend auf vorhandene Dateien anwenden. Der Nutzer kann das Dokument nun per Reader Ansicht sehen. Es ist nicht möglich, das Dokument per rechter Maustaste abzuspeichern, auch um das Dokument lesen zu können, muss sich die Maus immer im Dokument befinden, andernfalls wird der Inhalt des Dokuments ausgeblendet.
Zusätzlich können Sie ein Dokument mit einem Wasserzeichen schützen. Dabei müssen Sie einen Haken unter dem Icon „Wasserzeichen“ in den Ordnerrechten zu der jeweiligen Gruppe setzen. Im Standard besteht das Wasserzeichen aus der E-Mail-Adresse des Benutzers und dem aktuellen Datum. (In einem zusätzlichen Video werden die Einstellungen zur Individualisierung des Wasserzeichens genauer veranschaulicht.)
Unter dem Reiter Dokumente können Sie das Recht auch nur auf Dokumentenebene mit einem Wasserzeichen schützen, so kann nur ein Dokument ein Wasserzeichen enthalten und das andere keines.
Um nach jeder Ihrer Einstellungen zu sehen, wie die Dokumente für den User tatsächlich ersichtlich sind, gehen Sie unter einen bestimmten Benutzer der Gruppe, per rechter Maustaste auf Benutzer testen. So können Sie aus der Sicht des Benutzers die jeweiligen Einstellungen nochmals kontrollieren.

Verfügbar ab docurex Version:

Erforderliche Module: docurex Basis-Version

Notwendige Berechtigung: Keine spezielle Berechtigung

Sascha Gross