Mit der Funktion “Download Link erstellen” können Sie an einen Empfänger außerhalb des docurex Datenraums eine E-Mail mit einem Link zu einem Dokument im Datenraum verschicken. Über diesen Link kann der Empfänger außerhalb des Datenraums auf das verknüpfte Dokument zugreifen und es herunter laden..

BItte beachten Sie, daß dieses Modul explizit von Ihrem Datenraum-Administrator frei geschaltet werden muss.

Möchten Sie für eine Datei einen Download Link versenden, so markieren Sie zuerst im Ordnerbaum eine einzelne Datei. Klicken Sie danach in der Aktionsleiste auf „Download Link erstellen“.

docurex: Aktionsleiste Download Link erstellen
docurex: Aktionsleiste Download Link erstellen

Es öffnet sich die Maske zur Eingabe eines oder mehrerer Empfänger.

docurex: Maske zur Eingabe des Empfängers
docurex: Maske zur Eingabe des Empfängers

Im Feld “Gültig bis” können Sie festlegen, bis zu welchem Datum der Link gültig ist (1). Die Standard-Vorgabe sind 30 Kalendertage. Diesen Wert können Sie nach Ihren Wünschen ändern. Im Feld “Linktyp” (2) können SIe definieren, ob der Link einmal oder beliebig oft durch den Empfänger nutzbar ist. (2).

In der Auswahl “Kontaktliste” können Sie (vorhandene) Kontakte auswählen (3). Sofern Sie einfach an eine externe E-Mail den Link versenden wollen, so tragen Sie im Feld “E-Mail” (4) die passende E-Mail-Adresse ein. Klicken Sie zum Versand der E-mail unten rechts auf “Download Link erzeugen” (5) an.

Hinweis: Eine einmal verwendete E-Mail Adresse wird beim Versand automatisch als Kontakt in Ihren Benutzereinstellungen angelegt.

Sofern Sie ein Dokument an sich selbst versenden möchten, so nutzen Sie die Funktion “Datei per E-Mail versenden”.

 

Bitte beachten Sie außerdem folgende: Die Nutzung der Funktion Download-Link kann in bestimmten Einsatzszenarien sehr hilfreich sein – etwa bei der unkomplizierten Zustellung von großen Dokumenten. In anderen Szenarien kann die Funktion jedoch auch Ihr Sicherheitskonzept untergraben. Sofern Sie Fragen zur Nutzung der Funktion “Download-Link” haben, so beraten Sie die Consultant von docurex jederzeit gerne.

Verfügbar ab docurex Version: 3.3.0

Erforderliche Module: Download-Links

Notwendige Berechtigung: Benutzer

Janina Winkler

Janina ist technische Redakteurin der deutschen Seiten des docurex Datenraums.